よくある質問

料金プランのページよりご確認いただけます。

＞ ケアサインの料金プラン

ケアサインは、通所介護、訪問介護、訪問看護、福祉用具貸与、居宅介護支援、居宅療養管理指導、サービス付き高齢者向け住宅、地域密着型通所介護に対応しています。

ケアサインにより今までの実施記録（紙媒体）を電子化することで下記のメリットを実現できます。

1. 紙媒体の電子化により、残業代や用紙代、保管場所代等の経費を大幅に削減できます。
2. 契約にかかる利用者様の労力を1/3に削減することができます。
3. 業務の効率化が進み、職員様の職場環境を改善することができます。
4. 事務処理にかかる時間を削減できます。
5. 出先からでもリアルタイムで内容を確認することができます。
6. 複数の人で内容を共有することができます。
7. 利用者様の情報共有ができるので、きめ細やかな介護サービスの実現ができます。

支払い方法は口座引き落としのみとなります。

毎月28日の口座引き落としとなっており、詳細は下記の通りです。

• 毎月末日：登録されている事業所情報より【事業所建屋数】と【事業サービス数】を確定
• 翌月１５日：【事業所建屋数】と【事業サービス数】より月額料金を計算しご請求金額を確定
• 翌月２８日：登録口座よりご請求金額の自動引き落とし

2022年7月現在、全国80以上の事業所に導入いただいております。詳しくは下記のページで紹介しております。

＞ ケアサインの導入事例

業務量の少ない時期からケアサインを導入いただくことは、システムをより一層使いこなすことに繋がります。結果として、業務量が増えた際にも残業等の少ない効率的な事業所運営に寄与する可能性があるので、業務量がそれほど多くない時期からの導入も推奨しております。

可能です。操作説明は別途有償でのご案内とさせていただいておりますので、必要な場合はご相談ください。

なお、どなたでも簡単に操作できるシステムとなっておりますので、操作についてはご安心ください。

契約手続き完了後、アカウントを発行させていただきます。アカウント発行後は、ブラウザより専用サイトにアクセスいただくことで、すぐにお使いいただけるようになります。 詳しくは、下記ページにてご確認いただくことが可能です。

＞ ケアサインを利用するまでの流れ

通信は暗号化（SSL）されており、管理画面へのログインにはIDとパスワード、及び２段階認証が必要となります。

電子サインされた契約書類は、サーバー上の特殊な領域で保管されているため、操作履歴が残り、改竄ができない仕組みとなっております。

インターネット環境に接続された端末（パソコン又はタブレット）より、下記のブラウザにアクセスすることで使用できます。

• Google Chrome（最新のメジャーバージョン）
• Microsoft Edge （最新のメジャーバージョン）
• Safari（最新のメジャーバージョン）

操作方法に関するご相談・お問い合わせは下記の問い合わせフォームより受け付けております。回答はお問い合わせいただいた日の翌営業日の対応となりますので、ご了承ください。

【サポート対応時間】
午前９時３０分～午後５時００分（土・日・祝日、年末年始・夏季休暇等の弊社指定休日を除く）
＞ ケアサインの操作方法等に関するお問い合わせはこちら

法令改定時には、弊社より、お知らせにて契約書及び重要事項説明書の変更が必要な旨をあらかじめ告知させていただくとともに、弊社にて、法令改定の内容に合わせて契約書及び重要事項説明書のテンプレートを更新させていただきます。その後、お客様ご自身にて、新たなフォーマットを登録いただく事となります。

自治体が提供しているモデル様式をベースとしています。お客様側で自由に編集可能です。

A： 導入される先の自治体で定められている記載要件がある場合には、お客様側で「フォーマット設定」にて、テキストを編集してお使いください。
但し、自治体が指定する内容にテキストの編集だけでは対応しきれないような事案が発生した場合には、弊社までご相談ください。

料金表は登録された事業所の住所より算出された地域単価と各介護サービス毎に決められている「単位数」で自動計算されます。

ケアサインでは、報酬改定毎に地域単価や各サービス毎の単位数のテンプレートを保持しており、そちらを弊社にて更新します。
事業者様では報酬改定時に「契約書」「重要事項説明書」のひな形の作り直しをしていただくことで、その改定に見合った料金表が記載されるようになります。

ケアサインでは、インターネットが繋がる環境があれば、タブレット上で契約内容の変更と書類の作り直しが現地で行えますので、
その場で修正して契約書の再作成が可能です。

自動で他システムと連携する機能はございません。利用者情報や支援事業所の情報については、ケアサイン独自のCSVフォーマットに合わせて編集いただくことで、取り込むことは可能です。
ただし、ケアサインからデータを抽出することはできません。

インターネットに繋がっていない場合ご利用になれません。

PDFを作成していただけるのであればアップロードが行えます。

削除や変更が行えない領域に作成から7年間は作成した文書が保管される仕組みとなっております。
万一保管ファイルに何らかの操作が加えられたとしても、すべて履歴として残るようになっております。
保管ファイルについてはバックアップも行っているため、災害等で普段使用しているサーバーに異常がきたしても復旧できる対策を取っています。

令和3年度介護報酬改定にて、「利用者等への説明・同意について、電磁的な対応を原則認める。署名・押印を求めないことが可能であることや代替手段を明示する。」と通達があり、
契約書や重要事項説明書を含めた介護サービス事業所で取り扱う書類については説明責任を果たし利用者と合意していれば、電子データとして保管して良いこととなっています。

「認定タイムスタンプ」は、帳簿や領収書・請求書などの保存処理に係る負担を軽減するため、それらの書類を電子データで保存することを定めた電子帳簿保存法において求められている措置ですが、必ずしも電子文書を保存するすべての場面で必要とされるものではありません。要件を満たせば認定タイムスタンプがなくとも適法に電子文書を保存することができます。そして、ケアサインではかかる要件を満たしているため、契約書類を保存するにあたって認定タイムスタンプは不要です。

まず、「タイムスタンプ」とは、電子化された文書が原本であることを証明する技術であり、電子文書にタイムスタンプが付与されると、付与された時刻における当該書類の存在及び付与時刻以降当該書類の内容に変更がないことが証明されます。
そして、「認定タイムスタンプ」とは、第三者機関である時刻認証業務認定事業者（ＴＳA：Time-Stamping Authority）が発行するタイムスタンプのことを指します。認定タイムスタンプは一定以上の信頼性が担保されたタイムスタンプであり、電子帳簿保存法に対応したものとなっています。

介護サービスの契約書は国税関係帳簿書類にあたるため、対象書類となります。したがって、介護事業主は法律の要件に従ってこれを保管する必要があります。

電子帳簿保存法において対象となる電子データを適切に保存することが求められているのは、法人税の支払義務が発生する事業主のみとなります。
介護事業における契約の場面では、基本的に相手方（介護サービス利用者）は事業主ではありません。したがって、当該契約において相手方に電子帳簿保存法上の保存義務はなく、書類の保存形態も問われないため、相手方が納得した形であれば印刷したものを渡すという方法でも問題はありません。

電子帳簿法における電子文書の保存要件は下記の４つとなり、これらをすべて満たしていることが要件となります。

① システム概要に関する書類の備え付け
　電子データに関する「電子計算機処理システム」の概要（マニュアル等）が備え付けられていること。
② 見読可能装置の備え付け
　PCやスマホ等、電子データを閲覧できる端末（装置）が事業所内に備え付けられていること。
③ 検索機能の確保
　電子データを特定できる検索機能があること。
④ データの真実性を担保する措置
　下記４つのうち“いずれか”を満たしていること。

　1.認定タイムスタンプが付された後、データを受け取る
　2.データの受け取り後、速やかに認定タイムスタンプを押す
　3.データの訂正・削除が記録される又は禁止されたシステムでデータを受け取って保存する
　4.不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する

ケアサインのシステムにおいては、上記保存要件の①～④を全て満たしています。④については、ケアサインで作成した書類はすべて改ざんの行えない領域に保管されるようになっております。万一、文書に変更を加えられたとしてもすべて履歴として残るようになっているため、3を満たしていると言えます。

原則として本人が自分で書いた署名でなければ電子サインとして適法とは言えず、契約書も有効なものとはいえません。
もっとも、ご質問のような場面では下記内容が取得可能となっている状況から、仮に後々になって本人が自署であることを否定したとしても、契約の有効性は容易に立証可能と考えられます。

① 実際に対面で説明し電子サインをいただいていること
② 対面で説明していることから、運用上面談記録が残っていること
③ 同時に介護保険証・本人などの撮影を行うといった記録を行えること